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立法會質詢:公共檔案的管理
2016-11-23

以下是今日(十一月二十三日)在立法會會議上莫乃光議員的提問和政務司司長林鄭月娥的答覆:

問題:

據悉,現時有不少先進國家已制定檔案法,就涉及社會及民生政策的重要公共檔案的保存、管理及公開等事宜作出規定,以確保公共檔案的完整及保障民眾的知情權。另一方面,香港政府一直只透過不具法律效力的行政指令和指引,規管公共檔案的管理事宜。就公共檔案的管理,政府可否告知本會:

(一)    鑒於法律改革委員會於二○一三年五月就檔案法及公開資料分別成立了小組委員會進行研究,該兩個委員會的最新研究進展及結果為何;

(二)    鑒於政府檔案處和政府資訊科技總監辦公室於去年聯手進行研究,評估各決策局和政府部門推行電子檔案管理的情況,該項研究的最新進展及時間表為何;及

(三)    有哪些決策局和政府部門現正試行或已正式採用電子檔案保管系統;當局有否就該系統的使用情況進行評估及檢討;若有評估,有關的準則為何;當局將於何時把該系統擴展至所有決策局和政府部門,以及有關的預算開支為何?

答覆:

主席:

政府十分重視檔案管理,並一直致力鑑定和保存具歷史價值的政府檔案。香港現時採用行政措施全面規管政府內部的檔案管理。政府檔案處(檔案處)負責監督政府的整體檔案管理工作,以確保政府檔案得以妥善管理,同時讓那些具有歷史價值的檔案能被保存及供公眾查閱。雖然香港目前並沒有實施檔案法,但國際上採用的重要檔案管理原則已經透過一套全面的行政安排,在香港得以落實。這些原則包括頒布檔案保管標準、訂立政府機構對開立、保管、維護和保護政府檔案的義務和責任、銷毀檔案須經檔案管理機關事先批准、訂明安全保管和保護歷史資料的責任,以及讓公眾人士查閱歷史檔案等。檔案處在過去數年亦推行多項新措施,並加強人力支援,致力改善現時政府的檔案管理制度,包括優化檔案在開立、存廢、移交及公眾查閱各方面的安排,提供更加多培訓課程,加強監察各決策局及部門的檔案管理做法及提供相關意見,同時發布更多有關政府檔案管理的資訊以增加透明度。我們相信策劃及執行一套有效的檔案管理行政安排,對完善政府檔案管理十分重要,我們現行的檔案管理制度亦已參考不同國家和地區例如英國、美國及澳洲等的檔案管理制度,以及採取國際公認的標準做法,我們亦派員前往海外考察及交流,以深入了解國際檔案管理的最新資訊及趨勢。政府會繼續不時檢討現行的行政制度,並適時予以改善。

就莫議員的提問,我的答覆如下︰

(一)    法律改革委員會(法改會)於二○一三年成立了兩個小組委員會,分別由廖長城資深大律師和高浩文資深大律師當主席,負責研究檔案法及公開資料的議題。該兩個小組委員會正研究現行的制度和其他司法管轄區的法律,並將於稍後階段進行公眾諮詢,以便在有需要的時候就可能採取的改革方案提出適當建議。政府將審慎研究法改會提出的建議,然後制定未來路向。

(二)    檔案處在政府資訊科技總監辦公室的協助下,於二○一五年二月向所有政府決策局和部門發出問卷,以了解他們的電子檔案管理情況。檔案處其後亦進行了抽樣檢視,並探訪有關部門以確認問卷調查的結果。有關研究已於二○一五年九月完成,結果顯示決策局和部門在電子檔案管理上並沒有出現重大問題。決策局和部門在電子郵件檔案管理上均嚴格遵從「列印後歸檔」(print and file)這個強制性要求。「列印後歸檔」是指傳送或收到電子郵件檔案後,如果決策局和部門尚未推行電子檔案保管系統,須把電子郵件列印並存入紙本檔案保管系統。在使用共用磁碟貯存器設備(Shared Drive)方面,決策局和部門只把該等設備用作貯存非檔案資料或是有關電子檔案的副本,以便內部分享知識和資料,而非代替正式存檔。

是次研究亦顯示有三個部門須要作出一些改善措施,包括一個部門須要確保把貯存在部門共用磁碟貯存器設備內的電子檔案盡快存放於部門的檔案保管系統內,及兩個部門須要定期傳閱「列印後歸檔」的指引以提醒員工認識該強制性規定。有關部門收到檔案處的通知後,已即時採取改善措施。

(三)    效率促進組、檔案處、商務及經濟發展局通訊及創意產業科、差餉物業估價署及渠務署是最早參與推行電子檔案保管系統的部門。政府的電子資料管理督導小組於二○一四年就上述五個部門推行電子檔案保管系統進行初步評估及檢討,準則包括推行系統的經驗、所涉及的成本及效益回報,例如可以節省的人手、紙張及貯存檔案地方的租金等因素。結果顯示上述五個部門均成功推行電子檔案保管系統,有效地減省部門內各組別雙重存檔的問題,並逐步減低耗紙量及貯存檔案的空間。電子資料管理督導小組其後決定引入一些有較複雜檔案管理需求的決策局和部門參與第二階段的計劃,以確保政府能在全面推行電子檔案保管系統前作出詳細的評估。

第二階段的計劃已於二○一五年年底展開,涉及六個部門,有關預算超過一億元。其中知識產權署及政府資訊科技總監辦公室已成功推行電子檔案保管系統。其餘的四個部門包括行政署、土木工程拓展署、建築署及海事處,有關系統的推行工作將陸續於二○一六年年底起分階段完成。待第二階段的計劃在二○一七/一八年度初步完成後,效率促進組聯同政府資訊科技總監辦公室及檔案處,將會就有關系統在這六個部門的使用情況進行評估及檢討,以制訂長遠發展方案及預算開支,把電子檔案保管系統擴展至其他決策局和部門。

多謝主席。

2016年11月23日(星期三)
香港時間14時08分

Office Of Hon. Charles Mok, Legislative Councillor (IT)